1.EFAX傳真系統綜述

EFAX電子商務傳真系統以方便性、靈活性、實用性和快捷性為基準，充分考慮用戶的各種需求，此系統對於各類型的企業或者個體都是適用的。一經推出，立即引進業界的廣泛關注，受到廣大中小企業、公司管理層人員、經常外出的商務人士以及個體經營者的極大歡迎。

EFAX傳真平臺採用業界最領先的傳真技術、網路技術和圖像處理技術。用戶通過web流覽器即可訪問我們的網站以及使用我們的傳真服務，無須安裝任何的軟硬體設備。極大提高了便利性，無論您在何處，只要能上網，即可使用我們的傳真系統收發傳真。

EFAX傳真系統介面與我們普遍使用的Email郵箱介面格式類似，省去了您熟悉介面的麻煩。用戶有兩種方式可以收發傳真：

(1)發傳真：EFAX帳戶和用戶的個人郵箱

(2)收傳真：EFAX帳戶和用戶的個人郵箱

EFAX傳真系統的收發傳真的基本流程：

注解：

發傳真：您進入帳戶通過我們的傳真平臺或者使用個人郵箱即可發送傳真。
   收傳真：您無須使用自家的電話號碼當作傳真號碼，我們分配給您一個傳真號碼，您的客戶只要撥這個傳真號碼即可通過傳真機把傳真發送給您，您登錄帳戶或者通過自己的個人郵箱即可接收到傳真。

2．EFAX傳真系統用戶類型

EFAX傳真系統用戶分為三種：
(1)直撥用戶（2）群發（只發）用戶（3）400分機用戶

2.1 共同點

（1）都可單發傳真，群發傳真
    （2）都可接收傳真，群發用戶除外
    （3）支援草稿箱功能，短信提醒功能

2.2 區別

（1）直撥用戶分配有一個獨享的直撥號碼，例如：010-58851000
    （2）群發用戶不具有接收傳真功能，因此沒有傳真號碼
    （3）一個400總機號碼下帶1個分機號碼，具有接收、發送、群發功能,例如：
400-58851000，分機號為1001

3.EFAX傳真系統功能介紹

當您的帳戶開通後，您即可使用您的註冊用戶名和密碼在我們網站上的登錄視窗登錄您的帳戶。
進入帳戶首頁：

                      圖2.帳戶首頁

傳真檔可保留三個月，重要文件請及時下載

3.1發送傳真功能

發送傳真有兩種方式：進入EFAX帳戶發送或者使用您的註冊郵箱發送。

1.帳戶發送

一、單發傳真
進入帳戶後點擊左側功能表欄下的“發傳真”，顯示如下：

(1)群發傳真

點擊“群發傳真”按鈕，進入群發頁面，群發傳真。（詳見二、群發傳真）

(2)添加號碼：

在“傳真號碼”右邊的框格中填上對方的傳真號碼，
點擊更多傳真號繼續添加號碼，可以添加1至5個傳真號

國內傳真輸寫規則：

         圖5.國內傳真號碼輸入規則

（3）上傳傳真檔

（4）頁眉頁腳

如果您不需要頁眉頁腳，您可以在核取方塊中把勾去除。

（5）封頁

傳真的封頁樣式為：

如果您不需要發送封頁，您可以在核取方塊中把勾去除。

（6）重發

可設置重發次數（當對方線路忙時或者對方傳真機正好無人應答或對方掛斷，傳真中斷時可以重發）和重發的間隔（兩次發送所隔的時間），如果對方掛斷，傳真中斷等已接通的情況將產生費用

                         圖11.重發次數選擇框

如果您不需要重發，您可以在核取方塊中把勾去除。

（7）短信提醒

您可以選擇傳真發送成功，短信提醒接收方，短信費將從您的帳戶餘額中扣除。

                         圖12.短信提醒輸入框

如果您不需要發送短信提醒，您可以在核取方塊中把勾去除。

（8）取消頁數限制

如果您發送傳真頁數超過10頁，請您勾選“取消頁數限制”。

頁數限制是為了防止提交系統不支援的檔轉換成亂碼的情況。

（9）定時發送

您可選擇發送傳真的時間（只能是將來的時間，時間在一個月內），點擊“定時發送”，在彈出的對話方塊中選擇要發送傳真的時間。

                         圖13.定時發送時間選擇框

如果您不需要定時發送，不必在定時發送出輸入時間。

（10）發送

點擊“發送”按鈕，您的傳真檔即可提交到我們的伺服器，伺服器會把您所提交的檔轉換成傳真機默認的tif格式，然後系統會撥打您所提交的傳真號碼，接通後，如果對方傳真機是自動接收，則我們系統收到對方的傳真信號後會直接把檔發送過去，如果對方傳真機是人工接收，接通後對方給傳真信號，那麼傳真就會自動發送過去，如果對方不給信號且掛斷電話，那麼傳真發送失敗。
點擊“發送”後，螢幕會顯示：

                         圖14.傳真提交成功提示

傳真發送成功，您即可在發件箱（當天）一欄查看中查看發送情況
二、群發傳真

                         圖15.群發傳真頁面

通訊錄錄發傳真

                         圖16.通訊組選擇框

選擇左邊要使用的通訊組，點擊添加，添加到右邊，選擇通訊組後的操作同單發傳真。

（二）Email發送傳真

Email發傳真，即無須登錄傳真平臺，輕鬆實現使用您的個人郵箱或者企業郵箱發送傳真。
操作步驟：
1、打開您的outlook或者foxmail或者您的網上郵箱，打開“寫信”。

                         圖17.Outlook寫信
2、在“收件人：”寫上：fax99@fax99.com
“主題：”輸寫規則：
對方傳真號碼（區號+電話號碼,分機號）;發件人;收件人（用半形分號隔開）
例如：01058851200,808;張先生;林總
注： 對方傳真號碼、是必填項目，發件人和收件人是顯示在頁眉上，可填可不填。傳真號碼需按照格式要求填寫。總機和分機之間使用半形逗號隔開。主題長度不能超過90個字元,收件人和發件人字數和不能超過60個字元。

3、把您要發送的檔作為郵件的附件提交，附件大小不能超過4M，傳真系統支援的檔格式有： doc、xls、pdf、tif、tiff，其他圖片可插入到word中提交）
注：如果您輸入錯誤或者發送的傳真件我們不支援，我們系統會自動給您發一封報錯信。如果該份傳真發送成功或者發送失敗，系統都會給您發送郵件回執。通過郵件提交的傳真記錄會在您的傳真帳戶中顯示，您通過接收郵件回執可查看發送情況也可直接通過登錄帳戶查看發送狀態。
溫馨提示：郵件本身收發可能存在一定的時延性，因此使用郵件發傳真也同樣可能會存在一定的時延性。

3.2接收傳真功能

當您的客戶撥打我們給您分配的傳真號碼，把傳真發送過來時，您即可在您的帳戶內的收件箱接收並查看接收到的傳真。

圖18.

查詢：收件箱具有查詢功能，可以查詢當天，本周，本月接收到的傳真（本周、本月都為自然月），也可以按任意時間查詢，也可按傳真號，主題查詢。

放入垃圾箱：可以將不重要的傳真放到垃圾箱中，在要放入垃圾箱中的傳真前的核取方塊中打勾，點擊放入垃圾箱。

導出：導出收件箱中的資訊。
轉發：點擊要轉發的傳真後面的轉發，可以將此份傳真轉發給其他用戶。轉發的操作方法請參看（一、單發發送）

批量刪除：可以選擇將所有已讀、未讀或者全部接收的傳真真刪除。批量刪除將刪除收件箱中全部（已讀、未讀）的記錄。

您也可以在您設置的轉發郵箱內查看接收到的傳真(轉發郵件設置請見3.4.1郵件設置)
郵件的主題是：您收到（n）頁來自（對方傳真號碼）的傳真

3.3通訊錄管理

3.3.1聯繫組

                         圖19.通訊錄頁面

點擊通訊錄，進入通訊錄頁面，在聯繫組下面的輸入框內輸入聯繫組名稱，點擊“添加組”，即可添加聯繫組。
注意事項：

                             圖20.聯繫組

修改聯繫組
點擊聯繫組後面的修改圖表，可以更改聯繫組的名稱，修改後點擊確定。

                         圖21.聯繫組修改框

刪除聯繫組
點擊要刪除的聯繫組後面的刪除圖表

3.3.2 聯繫人

新建聯繫人：

圖22.聯繫人資訊輸入框

輸入聯繫人姓名，傳真號（*項必填），可以選擇該聯繫人要加入的聯繫組。點擊“添加更詳細資訊”可以輸入聯繫人的其他資訊

                      圖23.聯繫人詳細資訊輸入框

修改聯繫人：

點擊聯繫人號碼或聯繫人姓名，顯示聯繫人的詳細資訊，更改資訊後點擊“點擊保存通訊人”

刪除聯繫人：
選擇要刪除的聯繫人，點擊刪除。

3.3.3 群發錄

點擊群發錄上傳按鈕，流覽製作好的群發錄，點擊提交即可。

                      圖24.Excel範本樣式
注意事項：
（1）聯繫人、號碼和公司名稱不能調換位置。聯繫人和公司名各不能超過15個漢字，這兩項屬於非必填項。第二行資料為例子，可刪除。
（2）如果是分機號碼，格式規則是分機號與總機之間添加半形逗號，例如：01058851200，8888
（3）如果您要把號碼從其他地方拷貝到excel檔的號碼這一列中（B列），請先把號碼這一列的單元格格式更改為文本，確保號碼前面的0不要丟失。
（4）Excel範本sheet命名必須為sheet1，
點擊“上傳群發錄檔”，即可把保存好的excel檔上傳。

B、Txt範本：
也可以使用txt文本作為群發錄，點擊“群發錄Txt範本下載”，把範本（Txt檔）下載到本地電腦中。

                     圖25.Txt範本樣式

只要在txt文本中輸入一列傳真號碼，每一行一個傳真號碼，如果是帶分機，請使用英文逗號隔開，例如：01058851200，8888。

3.4參數設置

                     圖26.參數設置導航欄

3.4.1郵件設置

當您需要您接收到的傳真自動轉發到您的指定的郵箱內時，您可以進行郵件設置。

                     圖27.郵件提醒設置頁面

3.4.2短信提醒

                    圖28.短信提醒頁面

短信提醒有三種選擇：
發送傳真成功提醒：即您發送傳真成功，以短信方式提醒
發送傳真失敗提醒：即您發送傳真失敗，以短信方式提醒
接收傳真提醒：您接收到傳真時，系統自動給您短信提醒

短信提醒一次性可最多添加5個手機號碼，方便於公司內部一個帳戶多個人使用的情況。

                         圖29.個性語音
如果您給人工接聽的傳真機發送傳真時，您可以設置個性語音，系統將在對方拿起話筒時播放您設置的語音。
您可以使用“文本合成語音”和“上傳自定義語音”兩種方式設置個性語音。
文本合成語音：輸入標題，在內容處輸入要播放的語音內容，選擇語音類型。點擊提交，即可提交成功，您可以到個性語音列表中進行試聽。
上傳自定義語音：可以自己錄製語音，然後上傳，錄製語音格式請看“自定義語音幫助”。
個性語音設置：可以設置作為發送語音的語音。
個性語音列表：顯示和試聽上傳過的語音。
提示：每個用戶最多只能設置5個個性語音。

3.5 電子簽章

電子簽章功能是為部分客戶平時傳真合同件或者手寫簽字檔等而提供的一種便利的功能。具體電子簽章使用請下載“電子簽章使用說明”。

3.6 帳單查詢

點擊更多服務，帳單查詢，進入帳單查詢頁面。選擇要查詢的月份，點擊查詢，即可查詢單月的單發傳真消費和群發傳真消費。點擊“單發傳真消費”或“群發傳真消費”，即可查看詳細情況。

                         圖30.帳單查詢

點擊更多服務，付費記錄，進入付費記錄頁面。選擇要查詢的月份。即可查詢用戶名、充值時間、充值金額、充值方式、充值類型、充值前總金額、充值後總金額、充值人。

                         圖31.付費記錄

4. 常見問題(FAQ)解答

★ 如果對方是手動收傳真, 對方沒人接, 會收費嗎?

答：如果對方沒有分機號,無人接聽,不收費.如果是有分機號的，則只要撥通主機,就會收費.

★ 收到多頁傳真，可是只能查看到第一頁，為什麼？

答：首先，如果您的電腦的作業系統是xp，那麼接著您打開“我的電腦”，點擊功能表欄中的 工具/檔夾選項/檔類型，查找到tiff和tif格式，把兩個格式的打開方式更改為“windows圖片與傳真查看器，然後確定，這樣您查看傳真時就是使用這個查看器打開並可查看多頁檔。
其次，如果您的電腦的作業系統是windows2000，那麼接著您打開“我的電腦”，點擊功能表欄中的 工具/檔夾選項/檔類型，查找到tiff和tif格式，把兩個格式的打開方式更改為"Windows Document Imaging"，然後確定，這樣您查看傳真時就是使用這個查看器打開並可查看多頁檔。

★ 我們的傳真在網上可以存放多長時間呢？

答：正常情況下，您的傳真可以在我們伺服器上保存三個月。為了您的檔的安全性，希望您收到傳真時把傳真圖片保存在您的本地電腦上。

★ 群發傳真有數量限制嗎?

答：群發錄上傳限提交10000個號碼。如果您的群發錄中的號碼超過10000個，您可以分次提交。為了提高速度建議不要超過5000份.

★ 一是要發送的橫向格式檔，在傳真機中收到後為斷續的縱向格式。相應的用傳真發來的時候，系統收到的檔為縱向格式，字體也有變形.

答：首先，目前我們只支持豎排A4格式的文檔，但我們會積極改進，希望很快就能支持橫向格式。如果您要發橫向格式，可以先把文檔轉成圖片格式，然後可以用windows圖片與傳真查看器或其他畫圖工具編輯成豎排格式即可發送。

★ 收到多頁傳真，可是為什麼只能保存第一頁，無法保存其他頁？

答：您先把多頁傳真檔保存到本地電腦上。
其次，如果您的系統是XP，請用windows圖片與傳真查看器打開傳真檔，然後點擊“下一頁”按鈕，即可顯示第二頁，然後點擊右下角的“複製到”按鈕，彈出一個視窗，然後檔類型選擇為bmp或者jpg格式，然後點擊“保存”，即可把第二頁傳真保存在本地電腦，然後您可以對第二頁傳真進行編輯。
如果您的系統是window2000或者2003，請用圖像處理工具，然後其他步驟如上。

★ 收到的傳真圖片如何蓋章或者簽名？

答：我們提供了電子簽章功能。請登錄帳戶下載電子簽章軟體安裝使用。

★ 接收到的傳真要編輯再發送，可是編輯後保存就變形了，請問為什麼？

答：這主要是您接收到的檔是 tiff 格式的圖片，這種圖片是經過壓縮的，所以如果您使用圖片查看工具打開後，它們就被還原，這樣就可能造成圖片變形，所以您需要圖片保存下來，然後用 photoshop 等圖片編輯工具更改為 bmp或者jpg格式的圖片，然後把壓扁的那個方向的寬度延長一倍，這樣就可還原傳真圖片。

★ 為什麼我打開接收到的多頁傳真，點擊向右它顯示卻不是我的檔？

您點擊的可能是左下方的，向左、向右的按鈕，而不是下方中間的上一頁、下一頁按鈕。您只有點擊上一頁、下一頁按鈕才會顯示檔的其他頁部分。

★ 接收到傳真，點擊放大鏡按鈕，傳真圖片會自動打開並顯示在ie流覽器內，請問如何保存？

答：請打開 我的電腦/工具/檔夾選項/檔類型，選擇tif格式，點擊‘高級’，選擇‘下載後確定打開’，按確定後即可修改，然後點擊放大鏡按鈕，會彈出一個視窗，顯示打開、保存、取消三個按鈕。如果您還是無法查看，請打開ie，選擇工具欄中的工具/internet選項/安全/自定義級別，確認檔下載和檔下載自動提示選項是啟用狀態，如果不是請更新，更新後，請關閉ie，然後重新打開ie，選擇工具欄中的工具/internet選項，刪除cookies，刪除檔。然後重新登錄帳戶即可實現查看傳真檔彈出視窗的形式。

★ 我提交了一份群發，該如何查看發送結果和消費金額呢？

答：您可以點擊檔夾/發件箱/群發，按批次號查看您提交的群發記錄。發送結果下面顯示的三組資料分別是 發送成功數量/發送失敗數量/未能發送數量。金額下麵是您此次發送的消費金額。如果您想查看詳細的記錄，可以點擊相應批次號後面的詳細。或者點擊導出按鈕將發送結果導出到本地。

★ 發送失敗原因說明

答:對方掛斷：對方接起電話，但是直接掛斷。
號碼未接通：發送線路未連接上對方傳真機。
線路忙：即對方傳真機線路忙，此時無法接通。
無人接聽：對方傳真機是人工接收的，系統撥打對方號碼，但對方傳真機無人接聽。
未能發送：由於沒有接通到對方傳真，傳真沒有發送成功。
無法轉換：傳真系統不支援您發送的檔格式，或者您的檔加密或者檔上傳不完整，出現丟包問題。
格式要求：我們目前只支持 *. jpg, *.bmp, *.gif, *.pdf, *.doc, *.docx, *.txt, *.png, *.tif, *.ppt, *.pptx, *.xls, *.xlsx, *.tiff, *.rtf 等格式的檔,檔頁面設置紙型必須為A4! 不支援加密的檔！)。
信號中斷：對方傳真機與我們的系統的信號連接中斷，原因是傳真信號連接由於網路穩定性或者其他通信原因造成中斷。
號碼不存在：表示該號碼已停用或者無效號碼。

5.名詞解釋

重發次數：即對方線路忙或無人接聽時，系統在一定時間內會重發所設定的次數。接通後不再重發。
重發間隔時間：即對方線路忙時，即對方線路忙時，系統在一定時間內會中止呼叫，然後隔段時間系統自動重發，這段時間即是間隔時段。
等待處理：我們的系統正在將您的檔傳送到發送伺服器上。
等待發送：即您的傳真提交成功，系統正在試圖連接對方的傳真機。
等待轉換：我們需要將您提交的檔轉換為tif格式。
正在發送：即系統已與對方的傳真機連接上，傳真正在發送。
發送成功：即您的傳真已發送成功。
發送失敗：即您的傳真發送失敗。
對方掛斷：對方接起電話，但是沒給信號直接掛斷。
號碼未接通：發送線路未連接上對方傳真機。
線路忙：即對方傳真機線路忙，此時無法接通。
無人接聽：對方傳真機是人工接收的，系統撥打對方號碼，但對方傳真機無人接聽。
未能發送：由於沒有接通到對方傳真，傳真沒有發送成功。
無法轉換：傳真系統不支援您發送的檔格式，或者您的檔加密或者檔上傳不完整，出現丟包問題。
格式要求：我們目前只支持*. jpg, *.bmp, *.gif, *.pdf, *.doc, *.docx, *.txt, *.png, *.tif, *.ppt, *.pptx, *.xls, *.xlsx, *.tiff, *.rtf等格式的檔,檔頁面設置紙型必須為A4! 不支援加密的檔！)。
信號中斷：對方傳真機與我們的系統的信號連接中斷，原因是傳真信號連接由於網路穩定性或者其他通信原因或者對方傳真機卡紙不接收資料等造成中斷。
頁數超限：表示您提交傳真時沒有選擇取消頁數限制選項，此時您的檔轉換後如果頁數大於10頁，系統將不發送該檔，顯示頁數超限。
號碼不存在：表示該號碼已停用或者無效號碼。

發件箱(群發)中的狀態：
等待處理：剛提交群發後，檔轉換、資料同步等處理過程。
正在處理：群發記錄已提交到發送伺服器，正在排隊發送傳真。
處理完畢：表示所提交的群發批次中的記錄已處理完畢，結果有種：檔無法轉換或者全部發送完畢，可在詳細中查看具體狀態。